GDPR

Kreabs privatlivspolitik og procedurer
– GDPR og persondataforordning

25. maj 2018 trådte EU’s persondataforordning, GDPR, i kraft med det formål at styrke enkeltpersoners ret til personlige oplysninger. Nedenfor orienterer Kreab a/s, Dampfærgevej 27-29 st. th., 2100 København Ø, om Kreabs politik på området og behandlingen af oplysninger, som vi modtager til brug og som grundlag for rådgivning af vores kunder.

Kreabs behandling af persondata er begrænset til det, der er nødvendigt for at opfylde virksomhedens formål, nemlig at drive legitim PR- og kommunikationsvirksomhed og kunne opfylde kontrakterne, som vi indgår med vores kunder.
Ejeroplysninger findes på www.erhvervsstyrelsen.dk. CVR-nr. er 30 34 40 30.

Kunder og interessenter
Kreabs kunder, tidligere kunder eller interessenter på anden vis har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse, indsigelse, begrænsning, flytning eller sletning af deres persondata.

Hvis du har spørgsmål til Kreabs behandling af dine persondata, kan du kontakte os på kreabcopenhagen@kreab.com. Du kan til enhver tid bede Managing Partner eller Office Manager om at få rettet eller slettet oplysninger om dig eller din virksomhed.

Gennem fortløbende procedurer sikrer Kreab, at dataoplysningerne er korrekte og ajourførte, og at eventuelt samtykke og fortroligheds- og tavshedserklæringer er afgivet i henhold til diverse aftaler. Et samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage.
Er du utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, kan du klage til Datatilsynet, www.datatilsynet.dk. På hjemmesiden kan du også læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder.

Kreab København opbevarer følgende oplysninger, når det er relevant:
• Dit navn og evt. titel
• Din mailadresse
• Firmanavn, adresse og evt. CVR nummer
• Dit og virksomhedens telefonnummer

Videooptagelser fra eventuel medie- og budskabstræning har vi indtil nu slettet omgående, med mindre vi har aftalt andet, eller hvis du har bedt os udlevere dem til dig. Den procedure fortsætter vi med efter den 25. maj 2018.

Fotos taget i forbindelse med arrangementer i Kreab Academy eller opgaver vi har løst for dig, gemmer vi.

Andet materiale, der ligger ud over almindelige personoplysninger, som fx tekster, baggrundsinfo og fortroligt materiale, som vi har modtaget eller udarbejdet i forbindelse med løsning af opgaver for dig og din virksomhed, makulerer vi, når kunderelationen ophører eller senest efter 3 år fra den ophørte kunderelation med mindre, vi har aftalt andet. Kun de medarbejdere, der har været involveret i opgaven/kunden, har adgang til materialet. Alle medarbejdere har underskrevet en aftale om tavshedspligt samt særskilt dokument vedr. fortrolighed i forhold til den specifikke opgave.

Når en konkret opgave er løst, eller kundeforholdet ophører, er ovennævnte oplysninger kun tilgængelige for Managing Partner, den medarbejder, der i Kreab var client lead, Kreab Københavns Office Manager samt Kreabs IT ansvarlige i Danmark og på hovedkontoret i Stockholm.

Managing Partner er ansvarlig for anvendelsen og opbevarelsen af dine oplysninger hos Kreab i Danmark, og Kreab bruger kun ovennævnte informationer om dig, når Kreab udsteder din faktura eller sender dig en invitation til Kreab Academy, nyhedsbrev el.lign., eller når det er relevant i forhold til udførelsen af det legitime PR- og kommunikationsarbejde.

I forbindelse med Kreab Academy og lignende arrangementer registrer Kreab ved tilmelding til arrangementet personnavn, firmanavn, evt. titel, telefonnr. og mailadresse med det formål dels at kunne kommunikere om arrangementet og dels anvende oplysningerne til udarbejdelse af deltagerlister, som tilbydes øvrige deltagere og oplægsholdere.

Når Kreab København udsender indbydelse til Kreab Academy, gør vi opmærksom på, at modtageren kan meddele os, at vedkommende ikke ønsker at modtage fremtidige invitationer, hvorefter proceduren er, at personen/firmaet bliver slettet fra indbydelseslisten.

Kreabs medarbejdere er informeret om Kreabs privatlivspolitik herunder persondataforordningens krav om fx oplysningspligt og løbende justeringer af data herunder sletninger af data, når det ikke længere er relevant at have oplysninger liggende i forhold til formålet.

Medie- og interessentlister og person-cases
Ved udarbejdelse og brug af medie- og interessentlister sikrer Kreab som dataansvarlig og/eller databehandler, at opførte på Kreabs lister ved første henvendelse til dem får viden om, at de kan blive slettet fra listen ved at sende os en mail med besked om dette. Listerne, der udarbejdes på baggrund af offentligt tilgængelige data eller købes hos medievirksomheden Cision, ajourføres løbende. Formålet med medielisterne er at kunne eksekvere og opfylde de aftaler, vi indgår med Kreabs kunder. Grundlaget for Kreabs arbejde er kendskab til og viden om mennesker og organisationer.

Person-cases: I forbindelse med person-cases, hvor der kan være tale om personfølsomme data, benytter Kreab i samarbejde med kunden en ”samtykkeerklæring til behandling af persondata”, der underskrives af de deltagende personer, som kontaktes telefonisk og/eller skriftligt. De personlige data behandles således i henhold til det underskrevne samtykke og gældende lovgivning.

Kreabs printer er forberedt til GDPR.

HR: Jobansøgninger, nuværende og tidligere ansatte
I forbindelse med jobansøgninger – opfordrede som uopfordrede – som sendes til Kreab København, bliver de behandlet ud fra de oplysninger, der fremgår af ansøgningen med det legitime formål at vurdere ansøgningen, så vi kan gennemføre en evt. ansættelsesprocedure.

Når en medarbejder ansættes i Kreab København, sendes en Employee-report med få almindelige personoplysninger til Kreab Stockholm med det formål at oprette vedkommende som bruger i Kreabs IT-system. Dvs. at vedkommende får oprettet en virksomheds-e-mailadresse. Oplysningerne til brug for dette er navn, adresse, telefonnr., evt. fødselsdato, dato for ansættelsesstart og titel.

Når ansættelsen ophører, er proceduren, at der er sendes en ’termination-report’ til Stockholm, som inaktiverer kontoen (inlogning, mailadresse m.m.). I henhold til anden svensk lovgivning opbevares disse almindelige data i 10 år.

Kreab København opbevarer et scan af ansættelseskontrakten, som er underskrevet og derfor den ansatte bekendt, på et særlig drev, som kun Managing Partner og Office Manager har adgang til. Af hensyn til lønudbetaling er ansattes cpr. nr. Kreabs bogholderi bekendt.

Hjemmeside og IT
Kreab Københavns IT varetages centralt af Kreab Stockholm herunder bl.a. diverse skrappe sikkerhedsforanstaltninger og spamfilter, som sikrer mod uautoriseret adgang, tab eller ødelæggelse af data. Alle pc’er har krypterede disks.

Kreabs hjemmeside administreres overordet fra Stockholm. Kreab stiller ikke personoplysninger til rådighed for nogen tredjepart med henblik på markedsføring eller lignende.

Kreabs persondatapolitik bliver løbende opdateret.

Contact us

Choose city