Sådan kan god ledelseskommunikation hjælpe din virksomhed gennem krisen

Krise- og undtagelsestilstand er blevet et nyt grundvilkår, og det stiller krav til ledernes kommunikation. At få medarbejderne til at lytte, forstå og bakke op om ledelsens beslutninger er afgørende for, hvordan en virksomhed kommer igennem en krise.

Derfor har KREAB gennemført en undersøgelse med henblik på at afdække, hvordan danske virksomhedsledere har håndteret ledelseskommunikation under corona. Hvilke udfordringer har de haft? Hvad har de lært? Opnår de den ønskede effekt med deres kommunikation – og bliver de hørt og forstået af deres medarbejdere?

Kommunikation er afgørende for succes

Der er ingen tvivl om, at kommunikation er alfa og omega i en krisetid som den, vi befinder os i. Uden undtagelse peger virksomhedslederne i KREABs undersøgelse på, at kommunikation er et af deres vigtigste ledelsesværktøjer, og at god ledelseskommunikation særligt i krisesituationer er en af deres vigtigste opgaver.

Alle som én prioriterer de kommunikationen til medarbejderne meget højt, og det er klogt. Erfaringer viser nemlig, at god, målrettet ledelseskommunikation rent faktisk øger virksomhedernes chancer for at komme bedst muligt igennem krisen. Som en virksomhedsleder sagde til KREAB: ”Man kan sige, at man næsten ikke kan kommunikere for meget. Og så er det vigtigt at være rettidig og hurtig i sin kommunikation.”

Corona har fået lederne til at skrue op for kommunikationen

KREABs undersøgelse viser, at 3 ud af 4 virksomhedsledere har valgt at skrue op for kommunikationen med deres medarbejdere under corona. Og dette ser ikke ud til at være et kortvarigt krisefænomen: 41 pct. af de ledere, som har øget deres kommunikation med medarbejderne, forventer, at de vil fortsætte med at kommunikere med deres medarbejdere i samme omfang, også når krisen engang er slut.

Det øgede fokus på ledelseskommunikation øger chancerne for at komme godt igennem coronakrisen, både på kort og på lang sigt. Usikkerheden under corona er stor og tvinger mange virksomheder ud i forandringsforløb, som ikke bare skal videreformidles til medarbejderne. Opbakning og forståelse fra medarbejdernes side er afgørende for, at forandringer kan gennemføres med succes.

God kommunikation er den smørelse, der kan få selv triste forandringer til at glide ned hos medarbejderne, og det kræver blandt andet, at man som leder forstår at kommunikere på medarbejdernes præmisser. For hvis ikke medarbejderne føler sig mødt, lytter de ikke.

Kommer mit budskab igennem?

God ledelseskommunikation kræver træning, øvelse og forberedelse. Men noget tyder på, at mange ledere har nedprioriteret at forbedre deres kommunikative evner. For selvom lederne alle som én betragter kommunikation som et vigtigt ledelsesværktøj, og mange har valgt at skrue op for kommunikationen til medarbejderne under corona, er 2 ud af 3 virksomhedsledere ofte eller en gang imellem usikre på, om de kommer klart nok igennem, og om medarbejderne reelt forstår deres budskaber.

Det hænger måske sammen med, hvordan lederne forbereder deres kommunikation til medarbejderne. For kun godt halvdelen af de adspurgte ledere overvejer nøje deres budskab og indhold, inden de kommunikerer til medarbejderne, og kun 15% overvejer, hvordan de bedst skal formidle det. Mere end hver fjerde siger, at de foretrækker at improvisere og tage tingene, som de kommer.

At tale fra hoften og slække på forberedelsen af sin kommunikation er en rigtig dårlig idé.

De færreste ledere ville nok tage uforberedte til et salgsmøde eller præsentere en ny virksomhedsstrategi for bestyrelsen uden først at have forberedt sig. Kommunikation er en mindst lige så vigtig ledelsesdisciplin, men desværre nedprioriteres forberedelsen alt for ofte af lederne, når det gælder kommunikation til medarbejderne. Men hvis man ikke har overvejet sit budskab, sin målgruppe og det ønskede outcome, risikerer man, at medarbejderne ikke lytter, ikke forstår og ikke bakker op. I værste fald kan uklar kommunikation føre til utryghed, frustration og spekulation blandt medarbejderne.

Uanset hvor mange års erfaring man har som leder og kommunikatør, er forberedelse alfa og omega for et succesfuldt resultat. Derfor er det vigtigt, at man finder den fornødne tid, og at man forbereder sig – og så forbereder sig igen.

Lær at mestre kommunikationsdisciplinen

Corona har sat streg under vigtigheden af, at man som leder mestrer kommunikationsdisciplinen. Det kan være gavnligt, selv for garvede virksomhedsledere, at sparre med nogen om kommunikationen – det kan være med virksomhedens kommunikationschef eller med en ekstern rådgiver, som nøgternt og med nye øjne kan hjælpe med at afdække og træne: Hvordan afdækker du budskabet? Hvem er din målgruppe? Hvordan formidler du bedst dit budskab til målgruppen? Hvilke faldgruber er der? Hvilke spørgsmål skal du kunne svare på? Og hvilke dårlige vaner skal der måske arbejdes med?

Nøgleelementerne i effektfuld kommunikation er identiske, uanset om det drejer sig om intern eller ekstern kommunikation. Om man taler til medarbejderne, til bestyrelsen, på konferencen, til medierne eller til en privat sammenkomst. At lære at mestre kommunikation som disciplin er derfor til hver en tid gavnlig. Og når man som leder skal navigere en virksomhed gennem en krise, er god kommunikation helt og aldeles afgørende for, om man kommer sikkert gennem krisen.

To hovedkomponenter

God ledelseskommunikation består af to sidestillede komponenter: Indhold og formidling. Selv hvis du har verdens vigtigste budskab, bliver du ikke hørt, hvis du ikke evner at formidle det, så modtageren lytter. Omvendt når du ikke i mål, hvis din snak måske nok er fængende, men uden relevant indhold for modtageren.

At afdække og identificere sit budskab og formidle det på en måde, så modtageren lytter og ikke er i tvivl om meningen, er en kunst på niveau med andre ledelsesdiscipliner.

Men god kommunikation kan heldigvis læres. Hos KREAB tilbyder vi individuelle workshops, kurser, webinarer og gå-hjem-møder, der kan gøre din kommunikation skarp og målrettet og dermed sikre, at du bliver hørt, set og forstået. I en blanding af teori og skræddersyede øvelser træner vi dig i at afdække og identificere dit budskab og formidle det på en måde, så modtageren lytter og ikke er i tvivl om meningen.

Læs mere om budskabstræning.

Gode råd: Sådan bør du kommunikere med dine medarbejdere om forandring og krise

• Husk at opbakning og forståelse fra medarbejdernes side er afgørende for, at forandringer kan gennemføres med succes.
• Gør dig klart på forhånd, hvad dit vigtigste budskab er, og hvilken reaktion eller handling du ønsker af medarbejderne.
• Forbered dig, og analysér din målgruppe. Ingen kan for alvor lytte, hvis de er usikre eller bange. Spørg derfor dig selv: Hvad optager medarbejderne? Hvad fylder i deres tanker?
• Tal ind i medarbejdernes bekymringer. Start fx med at nedbryde barrierer: ”Jeg forstår godt, at I frygter, at…”
• Tillid er afgørende: Vær oprigtig. Sig sandheden.
• Dit budskab skal ud, og det skal huskes: Sig det vigtigste først. Klart og præcist. Og gentag det. Først når du føler, at du har gentaget dig selv til hudløshed, begynder medarbejderne at lytte for alvor.
• Stay on message. Drop indløb og udenomssnak.
• Signalér håb og muligheder: Ingen vil være ombord på en båd, der med garanti synker.

Du kan læse samtlige resultater fra KREABs undersøgelse i rapporten nedenfor. Rapporten indeholder også en række konkrete råd til, hvordan du, som leder, bedst kommunikerer med dine medarbejdere i krisesituationer og på distancen.