Sæt retning med ledelseskommunikation og nå dit mål

Artikel bragt i Dansk HR’s magasin Ledelse i Udvikling.

Af Lisbeth Wirgowitsch 

Er du top-, mellem- eller teamleder? Uanset hvad er ét sikkert: Ledelse og kommunikation hænger sammen. Eller sagt på en anden måde: Ledelse ER kommunikation. Uden kommunikation får du ingen følgere. Så enkelt er det. Derfor er kommunikation en vigtig ledelsesdisciplin. Ikke mindst når man som leder står overfor forandringer uden fortilfælde – som vi gør lige nu og i det kommende år.

Uden klar kommunikation kan man ikke sætte retning og mål – hverken for virksomheden, teamet eller sine medarbejdere. Målopfyldelse kræver nemlig, at det står lysende klart, hvor I skal hen, hvorfor og hvordan. Succesfulde forandringer og fremdrift kræver, at hele organisationen og de enkelte teams samarbejder støtter ledelsens beslutninger og mål. Derfor er det afgørende, at du som leder formår at få medarbejderne til at lytte, forstå og bakke op.

Erfaringer viser, at ledernes kommunikation er afgørende for, hvordan organisationen, det enkelte team, den enkelte medarbejder performer – og dermed hvordan virksomheden klarer sig på den lange bane.

Nu, hvor tredje coronabølge sætter alvorligt ind, står vi som ledere tilmed på ukendt grund og skal lede på vilkår uden fortilfælde for nogen. På godt og på ondt er hjemmearbejde og øget selvbestemmelse blandt medarbejderne blevet normen, og møder er ikke længere nødvendigvis noget vi samles til. Medarbejderne er spredt for alle vinde, mindst halvdelen af vores møder foregår digitalt – og det hele er kommet for at blive.

Det kalder på nye former for ledelseskommunikation og helst i topklasse. Mere end nogensinde er det vigtigt, at du som leder formidler mening til medarbejderne, så de lytter, tager ejerskab, handler og sætter retning efter dit mål.

Kommunikation er et håndværk, som heldigvis kan læres. Og med de rigtige greb kan du få medarbejderne til at bakke op om selv barske budskaber, hvis de kan se mål og mening. Og det er fundamentet for at opbygge den gensidige tillid og holdånd, som er nødvendig for at komme godt igennem de grundlæggende forandringer, vi ser ind i.

Krise og forandring er et nyt grundvilkår

I oktober gennemførte KREAB en undersøgelse blandt flere end 100 ledere på alle niveauer, der viste, at godt seks ud af ti finder det vanskeligt at sætte retning og skabe sammenhold og samarbejde i kølvandet på Coronas indtog. Næsten ligeså mange har svært ved at definere de nye regler og rammer, der følger med Corona – og de finder det udfordrende at skulle kommunikere dem.

Undersøgelsen viser, at det at kommunikere ikke længere er noget man ’bare’ gør som leder. Mange er meget bevidste om, at de forandringer, der skal kommunikeres i den kommende tid, stiller nye og større krav til kommunikationen og ikke mindst til forberedelsen. Derfor øver flere sig, før de skal på ’talerstolen’ eller på anden måde sende budskaber, og de spørger sig selv: Hvad er mit mål med kommunikationen? Hvad er mit budskab? Hvordan vil jeg formidle det, så folk forstår?

Undersøgelsen viser også, at lederne, alle som én, betragter kommunikation som en af deres vigtigste ledelsesredskaber, når de skal løse deres største udfordring – at skabe sammenhold, samarbejde og optimisme efter en lang periode med krise, hjemmearbejde og afstand.

Råd til forberedelsen

Nøglen til succesfuld kommunikation ligger i forberedelsen. At du på forhånd har gjort dig nøje overvejelser om: Hvad du vil kommunikere, hvem du kommunikerer til og på den baggrund beslutter, hvordan du skal kommunikere det, så du møder din målgruppe der, hvor den er.

Mit råd er altid at overveje sin målgruppe. Hvem er de, og hvordan er forudsætningerne for, at de hører dit budskab?

Den mest udbredte fejl i kommunikation, især blandt ledere, er at tage udgangspunkt i sin egen verden og tro, at medarbejderne er på samme niveau og ved det samme som ledelsen. Det medfører stort set altid, at lederen taler for døve ører. Modtageren spotter hurtigt, at I ikke er på bølgelængde og stopper med at lytte ud fra devisen: Det forstår jeg alligevel ikke. Med andre ord konkluderer de: There is nothing in it for me!

På den baggrund er det umuligt at skabe forståelse og ejerskab, der fører til handling.

Sådan gør du

Vil du som leder have dine medarbejderes opmærksomhed, skal du i stedet se på modtageren og tage udgangspunkt i målgruppen, når du har et budskab på hjertet. Spørg dig selv: Hvor er de? Hvad er de optaget af? Har de viden, indsigt og forudsætninger for at tage imod dit budskab? Forstå det? Og kan de handle på det?

Gode råd

Vil du høres og forstås, skal du kommunikere på målgruppens præmisser.

Her får du et par tips til, hvordan du kan kommunikere på din modtagers præmisser, nedbryde medarbejdernes barrierer og få dem overbevist om, at det giver mening at give deres støtte.

• Gør dig klart på forhånd, hvad dit mål med kommunikationen er. Spørg dog selv, hvad dit vigtigste budskab er, og hvilken reaktion eller handling du ønsker af medarbejderne.
• Forbered dig og analysér din målgruppe. Ingen kan for alvor lytte, hvis de er usikre eller bekymrede eller bare ikke føler sig mødt, fordi du taler på en frekvens, og modtageren er på en anden. Spørg derfor dig selv: Hvad optager medarbejderne? Hvad fylder i deres tanker?
• Tal eller skriv ind i medarbejdernes bekymringer. Start fx med at nedbryde barrierer: ”Jeg forstår godt, at I bekymrer jeg om, at…”
• Dit budskab skal ud, og det skal huskes, derfor: Sig det vigtigste først. Klart og præcist. Og gentag det. Gå direkte til essensen. Lange indløb og sniksnak gør, at folk stempler ud, og spørger sig selv: Hvor vil hun hen, hun snakker bare…
• Gentag kernen i dit budskab: Først når du føler, at du har gentaget dig selv til hudløshed, begynder medarbejderne at lytte for alvor.
• Stay on message. Drop indløb og udenomssnak.
• Og husk: At følge op.